Der Betreiber eines DMS möchte natürlich, dass von ihm bestellte Schnittstellen, Workflows etc. schlüsselfertig übergeben werden und sofort laufen. Damit das funktioniert, muss viel nachgedacht und kommuniziert werden. Anbieter, wie Optimal-Systems, haben ohnehin genug zu tun und drängen sich für diese Konzeptarbeit nicht direkt auf. So kommt es dann zu dem Missverständnis, dass der Kunde vom Hersteller mehr erwartet, als er geliefert bekommt.
Eine Schnittstelle von einem DMS zu einer Fachanwendung erfordert z. B. mindestens drei bis vier Tage intensiver Konzepterstellung. Im resultierenden Text müssen unter anderem die einzelnen DMS-Metadatenfelder und ihre Abbildung auf Fachanwendungs-Maskenfelder aufgeführt werden. Wenn dies nicht Teil der Beauftragung ist, dann wird dies der Hersteller auch nicht liefern.
Auch wenn der Stress groß ist und die Termine knapp sind: Es zahlt sich finanziell mehrfach aus, wenn man vorab ein gründlich Konzept erstellt. Denn wenn die Fachanwendung mit der Schnittstelle bereits im Betrieb ist und die Anwender feststellen, dass sie nicht wie gewünscht läuft, dann wird es richtig aufwändig: Dann müssen sehr aufwändig die Metadaten bereits importierter Objekte geändert werden etc.