Es ist spannend zu beobachten, wie unterschiedlich die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung organisatorisch behandelt wird. Teilweise ist der Treiber die IT-Abteilung, gelegentlich ein bestimmtes Amt und erstaunlich selten die Orga-Abteilung. Ist eine dieser Varianten erfolgreicher als eine andere? Das kann man nicht pauschal sagen.
Digitalisierung hat natürlich viel mit Technik zu tun: Hardware und Software muß beschafft und später betrieben werden, die IT-Sicherheit muß gewährleistet bleiben, etc. Da muß die IT-Abteilung natürlich involviert sein. Um entscheiden zu können, welche Anforderungen (der IT-technischen Laien) aus den Fachabteilungen berechtigt sind, muß die IT einiges über die Abläufe in den Fachabteilungen wissen.
Es funktioniert nicht, die Papierakten durch eine E-Akte zu ersetzen und das dann „Digitalisierung“ zu nennen. Die Digitalisierung bedingt immer auch organisatorische Änderungen, sonst könnte man die vielen Vorteile auch gar nicht richtig nutzen. Da wäre es sinnvoll, wenn die Orga-Abteilung die neuen Prozesse selbst gestaltet. Dazu muß sie aber viel über die technischen Möglichkeit von Scannern, DMS, Output-Software etc. lernen.
Dann gibt es noch die Fachleute für die Web-Oberflächen („E-Government“), die für die Bürger einen digitalen Zugang zu Verwaltungsvorgängen vortäuschen (und teilweise sogar tatsächlich ermöglichen). Auf der Web-Oberfläche ausgelöste Prozesse sollen idealerweise im Backoffice direkt in den Fachanwendungen Vorgänge anlegen.
Wie man sieht: Am Ende benötigt man ein Team aus unterschiedlichen Abteilungen, das sich häufig trifft und eng zusammenarbeitet. Aus welcher Abteilung der Leiter kommt, ist dabei nebensächlich. Hauptsache, es gibt einen engagierten Treiber der Digitalisierung. (Und definitiv sollte das Büro des Bürgermeisters/Landrats immer zu den Vorreitern zählen. Dazu müssen sie nicht Teil des Digitalisierungsteams sein. Aber sie sollten bei jedem Schritt die „early adopter“ sein.)