- Homeoffice ermöglichen: Sachbearbeiter benötigen für ihre Arbeit Zugang zu den Akten und sie müssen sich austauschen können mit ihren Kollegen. Digitalisierte Akten in einem Dokumenten-Management-System (DMS) ermöglichen das. Auch nach Corona wird der Wunsch der Mitarbeiter nach Flexibilität bleiben und die Möglichkeit der Heimarbeit wird zunehmend zum Faktor für die Gewinnung neuer Mitarbeiter.
- parallele Aktenbearbeitung: Ein entnommener Akt bedeutet, dass in dieser Zeit kein anderer Sachbearbeiter daran arbeiten kann. In verschiedenen Referaten kommt es vor, dass mehrere Sachbearbeiter parallel den selben Akt bearbeiten möchten. Parallelarbeit bedeutet hier schnellere Bescheide und somit meist höhere Zufriedenheit der Bürger. Vorgesetzte können bei Bedarf in den Akt schauen, auch wenn er gerade in Bearbeitung ist.
- Datensicherheit: Immer wieder werden Akten vernichtet durch Brand oder Wasserschäden. Dabei hat sicherlich jedes betroffene Amt bis kurz vor diesem Ereignis versichert, dass dies in ihrem Amt niemals passieren kann. Sehr viel öfter gehen einzelne Akten verloren (weil sie doch ein Sachbearbeiter zum Durcharbeiten mit nach Hause nahm, weil sie hinter die Heizung rutschen etc.). Das fällt bei jeder Digitalisierungsaktion auf, wenn Akten, die in der Fachanwendung gelistet sind, im Regal nicht auffindbar sind. Ein ordentlich gewartetes DMS verliert hingegen keine Akten. Die Daten werden in zwei bis drei räumlichen getrennten Gebäuden gespiegelt. So sind sie auch nach einem Brand in einem Gebäude weiter verfügbar. Zudem werden sie täglich auf Magnetbändern gesichert, wodurch sie vor Verschlüsselungstrojanern gesichert sind.
- Akten finden: Messungen zeigen, daß die Sachbearbeiter einen substanziellen Anteil ihrer Arbeitszeit mit dem Holen von Akten oder mit der Suche nach Akten/Schreiben verbringen. DMS bieten Indexwerte und eine Volltextsuche, wodurch alle Akten praktisch immer in Sekunden am Bildschirm verfügbar sind.
- Shared-Service-Center (Teil-Sachbearbeitung durch Spezialisten) ohne Postlaufzeit. Teile der Aufgaben können an Spezialisten ausgelagert werden, die ausschließlich diese Tätigkeit ausführen (z. B. Auszahlung von Leistungen, Ablage, Vorprüfung von Anträgen). Bei einer Antragsannahme in einem Bürgercenter passiert im Prinzip bereits ähnliches. Effizient wird die Arbeitsteilung aber erst, wenn der Transport der Dokumente nicht langsam über die Hauspost passiert, sondern schnell und elektronisch. Hier können Workflows helfen oder ggf. E-Mails mit DMS-Verweisen.
- portooptimierter Versand: Größere Unternehmen zentralisieren den Postversand und sparen dabei Kosten. Kostbare, qualifizierte Sachbearbeiter sollen ihre Zeit nicht mit dem Druck und Kuvertieren von Briefen und Bescheiden vergeuden. Idealerweise werden alle zu druckenden Schreiben in ein Output-System gestellt, das in definierbaren Zeiträumen den Druck auslöst. Der Bürger erhält dann auch nicht mehrere Schreiben am selben Tag. Spezialisierte Arbeitskräfte übernehmen effizient den Versand.
- papierlose Sachbearbeitung mit Datenübernahme in Fachanwendungen: Der Transport von Papier im Haus ist zeitaufwändig. Die Sachbearbeiter kann im Allgemeinen deutlich früher beginnen, wenn der gesamte Posteingang zentral gescannt und per Workflow stufenweise über die Organisationseinheiten an die Sachbearbeiter verteilt wird. „Capturing Systeme“ können bei vielen Eingangsschreiben bereits den Typ erkennen und Daten automatisiert herauslesen. So ist ein Teilbereichen auch eine „Dunkelbearbeitung“ möglich, also die automatisierte Sachbearbeitung ohne menschliches Zutun (z. B. beim Anmelden einer Mülltonne). Das ist eng verwoben mit dem E-Government, also dem Anbieten von kommunalen Leistungen über eine Weboberfläche. Da alle Sachbearbeiter gescannte Eingangspost als PDF mit Textlayer erhalten (eine OCR hat den Text erkannt), können Namen und andere Daten per Mausklick in Fachanwendungen übernommen werden ohne sie fehlerträchtig abzutippen.
Einige Fachanwendungen bieten den elektronischen Aktenaustausch mit anderen Behörden. Diese Schnittstellen sollten natürlich immer genutzt werden. Die empfangende Behörde erspart sich dadurch das Einscannen von verschickten Aktenkopien. - zügige Rechnungsfreigabe in der Skontofrist: Eingehende Rechnungen müssen als sachlich und fachlich korrekt bestätigt werden und dann in die FiBu übernommen werden. Wenn alle Entscheider die Rechnungen durch ein Workflowsystem elektronisch vorgelegt bekommen, um sie zu kommentieren, abzulehnen oder anzunehmen, dann beschleunigt das den Prozess so stark, dass praktisch immer noch in der Skontofrist bezahlt werden kann. Das spart Kosten. Die Stadt Rheine (NRW), die aber doppelt so groß ist, wie FFB, bemerkte aber nach Einführung einer papierlosen Rechnungsbearbeitung, dass die diese Einsparungen noch übertroffen wurden durch die Reduktion der Fehlbuchungen und Fehlüberweisungen. Denn die Zahl der Tippfehler hatte sich überraschend stark reduziert durch das elektronische System.
- zusätzliche Arbeitsplätze auf der Fläche: In den meisten Büros sind die Wände zugestellt mit Aktenschränken. Wenn die Akten digitalisiert werden, werden Flächen frei. Die Schränke können abgebaut werden. So wird Platz geschaffen für weitere Schreibtische. In manchen ehemaligen Archivräumen im Keller können Besprechungszimmer eingerichtet werden.
- Bearbeitungsflüsse beobachten und steuern: Es ist für Vorgesetzte nicht immer leicht Überlastungen einzelner Mitarbeiter schnell zu erkennen und gegenzusteuern. Meist geht der Vorgesetzte beiläufig durch die Räume und beobachtet die Höhe der Aktenstapel, was aber nur eine sehr grobe Abschätzung liefern kann. Mit einem Workflow-System können eingehende Anträge z. B. in einen Pool gelegt werden und von allen geeigneten Sachbearbeitern entnommen werden. Das kann die Arbeit gleichmäßiger verteilen. Der Vorgesetzte kann – mit Zustimmung des Personalrats oder der Mitarbeiter – auch die Zahl der Anträge in der Warteliste der Sachbearbeiter sehen und so eine Überlast erkennen (weil z. B. der Mitarbeiter krank ist und die Erkrankung noch nicht melden konnte oder weil ein einzelner Antrag extrem zeitaufwändig ist etc.) Dann kann der Vorgesetzte die Verteilung der Aufgaben sofort nachjustieren.
- Aussonderung: Die Aufbewahrungspflicht von Akten ist eigentlich keine Mindestaufbewahrungspflicht. Tatsächlich müssen Akten nach dieser Frist vernichtet werden (oder dem Staatsarchiv angedient werden). Mit Papierakten ist es zeitraubend und mühevoll festzustellen, bei welchen Akten die Aufbewahrungsfrist verstrichen ist. (So läuft die Frist bei bereits geschlossenen Akten neu los, wenn doch weitere Schreiben hinzukommen etc.). Ein DMS kann die betroffenen Akten auf Knopfdruck identifizieren und die Entscheidung über den weiteren Verbleib kann auch unterstützt werden durch Algorithmen und Workflows.
- Datenschutz: Ein DMS bietet immer ein Rechtekonzept mit Rollen an. So können nur Bauamtsmitarbeiter Bauamtsakten einsehen bzw. explizit andere Sachbearbeiter temporär die Einsichtnahme gewähren. Jede Veränderung der Berechtigung wird dabei dokumentiert und ist später rekonstruierbar. Auch jede Änderung oder Löschung der Akten wird dokumentiert. Das kann dem Schutz der Sachbearbeiter dienen, denen so können sie nachweisen, dass sie nicht nachträglich die Akten manipuliert haben.
