enaio
Die Firma Optimal-Systems hat nicht immer ausreichend Ressourcen, um ihre Kunden zeitnah zu betreuen. Daher beauftragen viele ENAIO-Kunden für ihren Dienstleistungsbedarf externe Berater/Entwickler. Die Support-Verträge decken das ab und dies geschieht im engen Kontakt mit der Fa. Optimal-Systems. Ich entwickle ENAIO-Anwendungen seit 2004 und kenne auch die aktuellen Versionen gut. Wo erforderlich programmiere ich Ihre Client- und Server-Events für DMS und Workflow. Schneller umgesetzte DMS-Projekte bringen Sie früher zu Ihren Digitalisierungszielen. Ich springe ein, wenn Ihr ENAIO-Administrator ausfällt. Ich konzipiere neue Lösungen und kann sie auch umsetzen. Ich migriere Fremd-DMS zu ENAIO und von ENAIO zu anderen DMS (incl. Dearchivierung). Für einen Kunden habe ich z. B. 39 Anwendungen mit über 500.000 Akten migriert.
Ich habe Erfahrungen mit anderen DMS (komXwork, Axon Ivy etc.). Auch hier kann ich Sie unterstützen.
PROJEKTE
Kunde: Landratsamt Freising
Aufgaben:
- Eine neu eingestellte Administratorin möglichst schnell produktiv machen.
Erfolge:
- Der Weiterbetrieb von enaio konnte sichergestellt werden.
Kunde: Landratsamt Starnberg
Aufgaben:
- Bei der Migration eines enaio-Schrankes auf eine neue Fachanwendung die Datenintegrität sicherstellen.
Erfolge:
- Durch diverse Queries in der enaio-Datenbank konnte ich die bisherige Nutzung entschlüsseln. Diskrepanzen zu vorliegenden Exportdateien konnte ich aufklären.
- Die Daten konnten erfolgreich migriert werden.
Kunde: Baader Bank
Aufgaben:
- Den Betrieb des DMS ENAIO zuverlässiger machen
- Sehr viele nicht mehr benötigte Dokumente im DMS löschen
- Tools für Aufbewahrungspflichten entwickeln
Erfolge:
- Tools und Queries entwickelt, die automatisch im Hintergrund laufen können und mögliche Fehlerzustände frühzeitig melden
- Den monatelangen Prozeß der Löschung überzähliger Dokumente durch Tools, Queries und Auswertungen begleitet.
- In PowerShell mehrere Programme entwickelt, die komplexe Anforderungen an die Gewährleistung der Aufbewahrungspflichten realisieren.
Kunde: Baader Bank
Aufgaben:
- Das Dokumentaufkommen überstieg die Möglichkeiten der DMS-Installation. Es galt Optionen zu entwickeln, wie man damit umgehen kann.
Erfolge:
- Einige Experimente mit Messungen zeigten, wo das Problem genau liegt.
- Ein größeres von mir geschriebenes Programm gestattete es diverse Archivierungsstrategien durchzuspielen.
- Für einige Dokumenttypen habe ich empfohlen am DMS vorbei direkt im Archivmedium zu archivieren, was das Problem gelöst hat.
- Diverse technische KPIs mit den nötigen Queries/Programmen konnte ich vorschlagen.
- Die Zahl der Fehlermeldungen im Error-Log konnte ich deutlich reduzieren.
Kunde: Landratsamt Fürstenfeldbruck
Aufgaben:
- Den ausscheidenden Administrator für enaio ersetzen, bis ein Neuer gefunden ist.
Erfolge:
- Das langsam und unzuverlässig laufende System stabilisiert. Die Anwender haben nun ein sehr schnelles enaio ohne Ausfälle.
- Den aus der Wartung gefallenen Versionsstand auf den neuesten Stand gebracht.
- Erstmals eine umfangreiche Dokumentation incl. Administrationshandbuch erstellt. Der Nachfolger wird alle notwendigen Informationen zur Hand haben.
- Mehrere Fachanwendung (Jugendamt, Ausländeramt etc.) sind über Schnittstellen an enaio angebunden
Kunde: Landratsamt Starnberg
Aufgaben:
- DMS „komXwork“ in den Fachbereichen einführen
Erfolge:
- Die Sachbearbeiter haben jetzt Anleitungen zur Hand, die in klarer Sprache vermitteln, wie sie mit DMS und Scanner umgehen sollen. Dazu viele Dienstanweisungen anderer Ämter untersucht und neu strukturierte und erweiterte Dienstanweisungen formuliert. Diese mit den Landratsamtsmitarbeitern in Workshops überarbeitet.
- Jeder Anwender hat eine aufgabenorientierte Schritt-für-Schritt-Bedienungsanleitung zur Hand. Das entlastete die Support-Mitarbeiter und ermöglichte den Sachbearbeitern selten genutzte Funktionen einzusetzen. Dazu das DMS eingehend untersucht und die Anleitung mit vielen Screenshots in OneNote erstellt.
- Mit nur 3 Scanprofilen können in allen Fällen sehr gute Scans erreicht werden. Dazu einige Testreihen gemacht.
- Unterschriften im Gespräch mit dem Bürger können papierlos geleistet werden. Eine Konfiguration und ein Nutzungs-Workflow für Signaturtablets steht nun mit meiner Mitwirkung zur Verfügung.
- Ausschreibungsunterlagen für das externe Scannen vorbereitet
- Eine standardisierte vollständige Abklärung aller Themen für die DMS-Einführung in den Fachbereichen sichergestellt. Dazu Musterfragebögen erarbeitet.
Kunde: Landratsamt Starnberg
Aufgaben:
- Klären, welches neue DMS das bestehende DMS ersetzen soll.
Erfolge:
- Die in der Vergangenheit erfassten Anforderungen an ein DMS aus alten Protokollen, Listen etc. zusammengefasst, bewertet und analysiert. Die Vertragssituation aufgeklärt.
- Die Fähigkeiten potentieller zukünftiger DMS-Systeme den Anforderungen gegenübergestellt.
- Trotz der belasteten DMS-Problematik eine Entscheidung vorbereitet, die von allen Landratsamt-Verantwortlichen und dem Kreistag mitgetragen wurde.
Kunde: Stadtwerke Heidelberg
Aufgaben:
- Einkaufsprozesse als enaio-Workflow unterstützen
Erfolge:
- Den vom Kunden neu optimierten Einkaufsprozess auf die SAP-BANF-Abläufe abgebildet – obwohl sie nicht immer deckungsgleich waren. Damit einen enaio-Workflow konzipiert und in einem Fachkonzept beschrieben.
Kunde: Flyeralarm
Aufgaben:
- Überprüfen einer ENAIO-Anwendung
Kunde: Roche Pharma
Aufgaben:
- DMS eines ganzen Standorts (1.500 Mitarbeiter) auf enaio im GMP-Umfeld migrieren
Erfolge:
- Die Anwender können mit allen Anwendungen und ihren Dokumenten in 39 DMS-Schränken im neuen DMS weiterarbeiten.
- Diverse neue, mehrsprachige Workflows mit Server-Events automatisieren die Prozesse zusätzlich.
- Einige neu entwickelte Standard-Controls habe ich zur Produktreife entwickelt und dokumentiert. Sie können nun in alle zukünftigen DMS-Objekte integriert werden.
Kunde: DNB Banca
Aufgaben:
- Ist die Kostenschätzung eines Dienstleisters plausibel?
Erfolge:
- Meine Kostenschätzung für das Projekt war ein wertvolles Zweitgutachten
Kunde: Energieversorgung Vilstal
Aufgaben:
- einen mehrstufigen Beschaffungsworkflow
- einen Workflow für gemeldete Gasstörungen
Erfolge:
- Beschaffungsanträge werden automatisch an die jeweils Zuständigen geleitet.
- Für verschiedene Geschäftsvorfälle des Beschaffungswesen, wie nachträgliche Preissteigerungen, gibt es durchdachte und dokumentierte Prozesse.
- Mehrere Leitstandmitarbeiter können parallel Störungsmeldungen bearbeiten.
- Gemeinsam mit den Anwendern wurde ein guter Kompromiss zwischen dem technisch Machbaren und dem fachlich Erwünschten gefunden.
Kunde: 20 Landratsämter, Städte und Stadtwerke für OS-Hannover
Aufgaben:
- Konzeption von Lösungen in Workshops
- Installation von Schnittstellen
- Entwicklung und Programmierung von Workflows
Erfolge:
- Sehr detaillierte Konzepte für die weitere Administration durch die Kunden
- Über 1.500 Stunden Erfahrung mit enaio und guten DMS-Lösungen.
Kunde: Landratsamt Mühldorf
Aufgaben:
- 8 Workflows zur Automatisierung der Verwaltung
Erfolge:
- Die Verteilung der Post geht deutlich schneller. Dabei mussten keine zusätzlichen Scanner gekauft werden.
- Alle nötigen Informationen für einen Dienstreiseantrag und die anschließende Abrechnung werden schon beim Antragsteller auf Vollständigkeit geprüft. Die Entscheider sparen dadurch Arbeit und Zeit.
Kunde: Stadt Rheine
Aufgaben:
- Den Rechnungseingang automatisieren
Erfolge:
- Die Rechnungsposten werden nach dem Scannen maschinell gelesen durch das Capturing-System smartFIX INVOICE. Die Rechnungsdaten müssen für die Buchführung nicht mehr fehlerträchtig abgetippt werden.
- Die Rechnungsfreigabe wird so stark beschleunigt, dass bereits die nun möglichen Skontoabzüge die Investition amortisieren.
- Die Tipparbeit wird reduziert durch eine Schnittstelle zum von der Stadtverwaltung selbstgeschriebenen Buchhaltungssystem und zu einem Workflow.
- Alle Entscheider über die Rechnungsfreigabe sind an den Freigabeworkflow angebunden. Der Workflow spiegelt die individuelle Organisationsstruktur der Stadtverwaltung wider.
Kunde: Landratsamt Märkisch-Oderland
Aufgaben:
- Schnittstelle zu IKOL.FKZ
Erfolge:
- Mit dem Schnittstellenhersteller und der EDV-Abteilung eine individuelle Anpassung entwickelt.
- Die Anbindung an die wichtige KFZ-Fachanwendung lief, dank der sehr gründlichen Vorarbeiten, sofort problemlos.
Kunde: Wellteam
Aufgaben:
- Individueller Rechnungseingangsworkflow
Erfolge:
- In einem Workshop mit allen Beteiligten den Bestandsprozess dokumentiert und einen neuen effizienten Prozess erarbeitet.
- Alle Rechnungen und Lieferscheine liegen gleich nach dem Eintreffen im DMS.
- Rechnungen können nun maximal schnell freigegeben werden. Jede Verzögerung liegt nun nur noch an der verfügbaren Zeit der Entscheider.
- Die vom Kunden entwickelte FiBu wurde über eine Schnittstelle angebunden.
Kunde: KKS
Aufgaben:
- Individueller Dokumentfreigabeworkflow
- Meldungsworkflow
Erfolge:
- Der recht komplexe Freigabeprozess kann nun zuverlässig und nachweisbar eingehalten, da konfigurierbare Algorithmen die Zuständigen ermitteln.
Kunde: BKK BMW
Aufgaben:
- Posteingang und Sachbearbeitung papierlos umstellen
Erfolge:
- Die gesamte Post wird zentral gescannt und auf die Geschäftsstellen und Mitarbeiter per Workflow verteilt.
- Die Bereichsleiter haben Steuerungsmöglichkeiten für den Arbeitsanfall der Mitarbeiter.
- Die Sachbearbeiter haben kein Papier mehr auf dem Schreibtisch.
- Bei Vorgängen mit mehreren Sachbearbeitern erhalten die Versicherten eine Entscheidung in maximal drei Tagen – statt (in Einzelfällen) in Wochen.
Kontaktaufnahme
Möchten Sie mit einem Workflow die Abläufe automatisieren? Brauchen Sie eine Interim-Unterstützung? Möchten Sie nur kurz abklären, ob etwas machbar wäre? Dann geben Sie mir Bescheid und schon ist geklärt, wie Sie Ihr Ziel mit einem DMS erreichen können.