DIGITALISIERUNG
DIGITALISIERUNG
Homeoffice ermöglichen, parallele Aktenbearbeitung, Shared-Service-Center (Teil-Sachbearbeitung durch Spezialisten) ohne Postlaufzeit, portooptimierter Versand, papierlose Sachbearbeitung mit Datenübernahme in Fachanwendungen, zügige Rechnungsfreigabe in der Skontofrist, zusätzliche Arbeitsplätze auf der Fläche, Bearbeitungsflüsse beobachten und steuern, …
Die Digitalisierung der Sachbearbeitungsabläufe in den Büros bietet enorme Möglichkeiten. Ich analysiere das Potential und erarbeitete individuelle Lösungen.
Input
Papierinput scannen und möglichst automatisiert auswerten („Capturing“). Input möglichst schon digital erhalten (Elektronische Formulare, Schnittstellen zu Systemen, E-Government)
Backoffice-Verarbeitung
Posteingangsverteilung, Elektronisches Archiv, Sachbearbeitung mit Workflow-Unterstützung
Output
Möglichst automatisierte Briefschreibung. Druck mit Portooptimierung.
Ein weites Feld. Das Potential kann nur ausgeschöpft werden, wenn alle Konzepte ineinandergreifen: Der Blick auf’s Ganze darf nie verloren gehen.
DIGITALISIERUNG BEDEUTET AUCH: NEUE PROZESSE
Dienstanweisungen müssen angepasst werden. Rechtliche Vorschriften müssen beachtet werden (DSGVO, Aufbewahrungsfristen etc.). Neue Technik gestattet neue effizientere Abläufe, die entwickelt und festgelegt werden sollten. Signiertablets, Smartphone-Apps, Portale etc. können in die Prozesse eingebunden werden.
Ich unterstütze Sie bei Ihren Digitalisierungsplänen:
Sowohl bei der Konzepterstellung wie auch bei der Umsetzung von Einzelthemen.
PROJEKTE
Kunde: Landratsamt Starnberg
Aufgaben:
- Für die Digitalisierung der deutschen Gesundheitsämter alle Prozesse im Gesundheitsamt Starnberg erfassen und auswerten.
Erfolge:
- Eine geeignete Methodik festgelegt und Anleitungen erstellt, mit der die Organisationsabteilung zukünftig selbst Prozesse dokumentieren kann.
- Mit Interviews und Feedback-Gesprächen über 100 Ist-Prozesse erfaßt.
- Jeden Prozeß ausgewertet und dokumentiert in Hinblick auf eine anschließende E-Akte-Einführung und mögliche Workflow-Unterstützung.
Kunde: Landratsamt Starnberg
Aufgaben:
- Den mißglückten Wechsel auf eine neue Fachanwendung in geordnete Bahnen lenken
Erfolge:
- Die vorhandenen Probleme systematisch erfaßt und bewertet.
- Alternativ-Fachanwendungen betrachtet und in diesem Fall verworfen.
- Die Kommunikation mit dem Hersteller verbessert und verstetigt.
- Die Neuentwicklung einiger zentraler Funktionen angestoßen.
- Das Amt kann nun wieder produktiv mit der Fachanwendung arbeiten.
Kunde: Landratsamt Freising
Aufgaben:
- Digitalisierung projektieren
Erfolge:
- Eine grobe Outline erstellt, in welchen Schritten die Digitalisierung sinnvollerweise vorangetrieben werden soll.
- Den Landrat für die Digitalisierung (noch weiter) begeistert.
Kunde: Landratsamt Starnberg
Aufgaben:
- Das DMS „komXwork“ in den Fachbereichen einführen.
Erfolge:
- Die Sachbearbeiter haben jetzt Anleitungen zur Hand, die in klarer Sprache vermitteln, wie sie mit DMS und Scanner umgehen sollen. Dazu habe ich viele Dienstanweisungen anderer Ämter untersucht, neu strukturiert und erweiterte Dienstanweisungen formuliert. Diese mit den Landratsamtsmitarbeitern in Workshops überarbeitet.
- Jeder Anwender hat eine aufgabenorientierte Schritt-für-Schritt-DMS-Bedienungsanleitung zur Hand. Das entlastete die Support-Mitarbeiter und ermöglichte den Sachbearbeitern selten genutzte Funktionen einzusetzen. Dazu habe ich das DMS eingehend untersucht und die Anleitung mit vielen Screenshots in OneNote erstellt.
- Mit nur 3 Scanprofilen können in allen Fällen sehr gute Scans erreicht werden. Dazu habe ich einige Testreihen gemacht.
- Unterschriften im Gespräch mit dem Bürger können papierlos geleistet werden. Dazu für Signaturtablets eine Konfiguration dokumentiert und an einen Nutzungs-Workflow mitgewirkt.
- Ausschreibungsunterlagen für das externe Scannen vorbereitet
- Eine standardisierte vollständige Abklärung aller Themen für die DMS-Einführung in den Fachbereichen sichergestellt. Dazu Musterfragebögen erarbeitet.
Kunde: Linde
Aufgaben:
- Wie lassen sich PDF-Formulare in das Firmen-SAP einbinden?
Erfolge:
- Den anfangs verfolgten Weg als ungeeignet identifiziert.
- Alternativen aufgezeigt, die womöglich deutlich einfacher sind.
Kunde: Swiss Life
Aufgaben:
- Eine Vision entwickeln für eine zukünftige integrierte Gesamtarchitektur für das Input-/Outputmanagement
Erfolge:
- Der Bedarf der Abteilungen und Sachbearbeiter liegt nun systematisch aufbereitet vor. Die aktuelle Systemlandschaft mit ihren Schnittstellen unter dem Blickwinkel des Input-/Output-Managements liegt als übersichtliche Graphiken und Beschreibungen vor.
- Ein Masterplan weist nun den Weg, wie zukünftige Systeme entwickelt werden müssen, um eine möglichst effiziente Sachbearbeitung zu ermöglichen. Bereits laufende Entwicklungspläne wurden dabei integriert.
- Ausformulierte Leitbilder mit ihren Begründungen und neuen, messbaren KPIs helfen bei der Steuerung der DV-Entwicklung
- Basierend auf den Leitbildern liegen den Entscheidern eine Vielzahl von konkret ausgearbeiteten Maßnahmen mit Kosten- und Gewinnkalkulationen vor. Sie helfen, über die nächsten Schritte zu entscheiden.
Kunde: Swiss Life
Aufgaben:
- Soll intern oder extern gescannt werden?
- Wer soll an welchem Standort digitalisieren und erfassen?
Erfolge:
- Die tatsächlichen Kosten pro Scanseite bei den deutschlandweit verteilten Scan-Standorten und Dienstleistern liegen erstmals vergleichbar vor.
- Die herausgearbeiteten qualitativen Unterschiede zeigen spezifische Stärken und Schwächen der diversen Optionen auf.
- Eine klare Empfehlung für die zukünftige Scan-Strategie.
Kunde: Swiss Life
Aufgaben:
- Soll weiter inhouse gedruckt werden?
- Wie soll zukünftig die Briefschreibung organisiert werden?
Erfolge:
- Den tatsächlichen Umfang und die Kosten des Druckens von den Multifunktionsgeräten bis zu den Druckstraßen ermittelt.
- Ein integriertes Konzept fasst neue Portooptimierungsstrategien bei der Briefschreibung und im Druck zusammen. Es wurde in enger Abstimmung mit der Deutschen Post und den Systementwicklern entwickelt.
- Eine klare Empfehlung für die zukünftige Druck-Strategie.
Umsetzbare Empfehlungen für die Weiterentwicklung der Briefschreibung
Kunde: Landratsamt Starnberg
Aufgaben:
- Klären, welches neue DMS das bestehende DMS ersetzen soll.
Erfolge:
- Die in der Vergangenheit erfassten Anforderungen an ein DMS aus alten Protokollen, Listen etc. zusammengefasst, bewertet und analysiert.
- Die Fähigkeiten potentieller zukünftiger DMS-Systeme den Anforderungen gegenübergestellt.
- Trotz der emotional belasteten DMS-Problematik eine Entscheidung vorbereitet, die von allen Landratsamt-Verantwortlichen und dem Kreistag mitgetragen wurde.
Kunde: Swiss Re
Aufgaben:
- Ist der Posteingang effizient aufgestellt?
Erfolge:
- Der Auftraggeber kann nach der genauen Untersuchung mit Vor-Ort-Betrachtung und Interviews den Status-Quo seines Posteingangs nun gut abschätzen.
Kunde: Sparda-Bank / SDV
Aufgaben:
- Welche Systeme geben Formulare aus?
- Wie kann das Formularwesen optimiert werden?
Erfolge:
- Eine Gesamtgraphik fasst nun alle Systeme der Bank und ihre Datenströme zusammen.
- Alle formularverwaltenden Systeme sind nun bekannt, kategorisiert und einheitlich aufgelistet.
- Ein Konzept für eine zukünftige Soll-Architektur liegt vor.
- Die aktuellen Kosten und die möglichen Einsparpotentielle sind durchgerechnet.
- Neue KPIs und detailliert beschriebene Maßnahmen helfen bei der Steuerung des Formularwesens in der Zukunft.
Kunde: Stadtwerke Heidelberg
Aufgaben:
- Einkaufsprozesse als enaio-Workflow unterstützen
Erfolge:
- Den vom Kunden neu optimierten Einkaufsprozess auf die SAP-BANF-Abläufe abgebildet – obwohl sie nicht immer deckungsgleich waren. Damit einen enaio-Workflow konzipiert und in einem Fachkonzept beschrieben.
Kunde: Kroner Realitäten
Aufgaben:
- Daten offline erfassen und ohne Medienbruch in die Backoffice-Systeme einspielen
Erfolge:
- Die Makler erfassen weitab von einem Handy-Netz Objektdaten von Chalets auf Almen mit einem Tablet.
- Im Tal werden die Datensätze aus dem Auto ins Büro gemailt und automatisiert in die Immobilienplattformen geladen.
Kunde: Roche Pharma
Aufgaben:
- Methodik festlegen, wie mit dem DMS enaio GMP-gemäß entwickelt werden kann
Erfolge:
- Die GMP-Vorgaben für einen Softwareentwicklungsprozess werden auch bei enaio-Entwicklungen eingehalten.
- Für enaio liegt nun eine dokumentierte Methodik vor.
Kunde: Media Central
Aufgaben:
- Lohnt der Einsatz eines ECM-Systems?
Erfolge:
- Die aktuellen Kosten pro bearbeitetem Brief im Posteingang sind nun bekannt.
- Die laufenden Kosten und Investitionen stehen für verschiedene Szenarien nebeneinander. Die Entscheidung für oder gegen ein ECM-System kann fundiert getroffen werden.
Kunde: BNP Parisbas
Aufgaben:
- Eine neue Architektur für einen Formularserver und eine Briefschreibung
Erfolge:
- Eine SOA (service oriented architecture) bindet vorhandene und noch fehlende Komponenten ein.
- Ein detailliertes DV-Konzept (bis hin zu den XSDs der diversen Schnittstellen) ermöglicht die sofortige Umsetzung.
- Ein Styleguide für die Briefschreibung integriert technische Anforderungen und Corporate Identity.
Kunde: handwerkskammer.de
Aufgaben:
- Eine neue Gesamt-Software-Architektur für das E-Government
Erfolge:
- Die Anforderungen und Aufgaben aller Handwerkskammern stehen nun fest.
Aufwändige Fragebogenaktion und Vor-Ort-Interviews lieferten die Ergebnisse. - Eine neu SOA (service oriented architecture) stellt nun das Leitbild für alle Softwareentwicklungen dar.
Kunde: BKK BMW
Aufgaben:
- Posteingang und Sachbearbeitung papierlos umstellen
Erfolge:
- Die gesamte Post wird zentral gescannt und auf die Geschäftsstellen per Workflow verteilt.
- Die Bereichsleiter haben Steuerungsmöglichkeiten für den Arbeitsanfall der Mitarbeiter.
- Die Sachbearbeiter haben kein Papier mehr auf dem Schreibtisch.
- Bei Vorgängen mit mehreren Sachbearbeitern erhalten die Versicherten eine Entscheidung in einem Tag – statt (in Einzelfällen) in Wochen.
Kontaktaufnahme
Sind Sie nicht ganz sicher, wie Ihr Thema angegangen werden soll? Dann kontaktieren Sie mich! In ein paar Minuten wissen Sie mehr, wie es weitergehen kann.